Microsoft Excel

O que é?

•O Microsoft Excel (nome completo Microsoft Office Excel) é um programa de planilha eletrônica, escrito e produzido pela Microsoft, para computadores usando o sistema operacional Microsoft Windows. A versão para Windows também roda no Linux. Seus recursos incluem uma interface intuitiva e capacitadas ferramentas de cálculo e de construção de gráficos que, juntamente com marketing agressivo, tornaram o Excel um dos mais populares aplicativos de computador até hoje. É, com grande vantagem, o aplicativo de planilha eletrônica dominante, disponível para essas plataformas, e o tem sido desde a versão 5 em 1993 e sua inclusão como parte do Microsoft Office

Conhecendo o Excel

•O Excel pode ser utilizado em diversas áreas, citaremos algumas:

•Área Administrativa: Folha de Pagamento, Salários, Contabilidade, Controle de Compras, Tabelas de Preços, Saldos etc.
•Área Financeira: Análise de Investimentos, Custos, Projeção de Lucros, Fluxo de Caixa, Controle de Captação de Recursos, Controle de Contas a Pagar e a Receber, Simulação de Custos etc.
•Produção: Controle de Produção, Controle de Produtividade, Controle de Estoque etc.
•Área Comercial: Plano de Vendas, Controle de Visitas, Análise de Mercado, Controle de Notas Fiscais, Emissão de Listagem de Preços etc.

Iniciando o Excel

•Para utilizarmos qualquer programa, o primeiro passo é saber como iniciá-lo e conhecer a sua interface, ou seja, o significado e a função dos diferentes elementos que aparecem na tela.

Iniciando o Excel
•Acionar o botão do Menu Iniciar;
•Através das teclas de seta, localizar o item referente à lista de todos os programas e acionar a seta para a direita;
•Localizar a opção Microsoft Excel e pressionar Enter.
•
•Observação: Aguarde até o Microsoft Excel ser iniciado.

Interface

•Barra de Título: Nesta área temos o centro de controle do Excel, o nome da pasta posicionada e os botões Minimizar e Maximizar ou Minimizar e Restaurar.

Atalhos:ALT-permite acessar a Barra de MenusSetas-permitem a navegação pelos itens do menuCtrl + Tab-para acessar a Barra de Ferramentas PadrãoCtrl + Tab novamente-para acessar a Barra de Formatação

•Barra de Menus: Exibe os menus através dos quais podemos efetuar diversas operações.

Algumas delas são:
•Menu Arquivo.Abrir pastas, fechar pastas, configurar página, visualizar impressão, imprimir, enviar planilha etc.
•Menu Editar.Copiar, recortar, colar informações etc.
•Menu Exibir.Exibir barra de status, ocultar barra de status, ferramentas, personalizar modos de exibição etc.
•Menu Inserir.Inserir células, linhas, colunas etc.
•Menu Formatar.Formatar células: alterar fontes, alinhamentos, bordas; formatar linha: altura, auto-ajuste etc.
•Menu Ferramentas.Verificar ortografia, compartilhar pastas de trabalho, proteger planilha etc.
•Menu Dados.Operações com banco de dados em geral.
•Menu Janela.Alterar disposição das janelas etc.
•Menu Ajuda.Obter ajuda do Microsoft Excel.

Barra de Ferramentas: Possui botões que facilitam a execução das tarefas mais freqüentes do aplicativo, bastando apenas acioná-los.

•Botão Novo - cria uma nova pasta de trabalho, com base no modelo padrão.
•Botão Abrir - abre uma pasta de trabalho existente. Botão Salvar - salva a pasta de trabalho.
•Botão Imprimir - imprime a planilha ativa na pasta de trabalho ou os itens selecionados.
•Botão Visualizar - visualiza o documento a ser impresso.
• Botão Verificar Ortografia - verifica os erros de ortografia existentes na planilha.
•Botão Recortar - recorta a área selecionada para a Área de Transferência.
•Botão Copiar - copia a área selecionada para a Área de Transferência.
• Botão Colar - cola a seleção da Área de Transferência para a área indicada.
•Botão Pincel - copia a formatação de um objeto ou texto selecionado.
• Botão Desfazer - desfaz a última ação. Botão Refazer - refaz a última ação.
•Botão Inserir Hyperlink - Insere ou edita o hyperlink especificado.
•Botão Barra de Ferramentas da Web - exibe ou oculta a barra de ferramentas da Web.
•Botão AutoSoma - Adiciona números automaticamente com a função Soma.
•Botão Colar Função - Insere ou edita funções.
•Botão Classificação Crescente - Classifica os itens selecionados em ordem crescente.
•Botão Classificação Decrescente - Classifica os itens selecionados em ordem decrescente.
•Botão Assistente de Gráfico - Orienta passo a passo a criação de um gráfico.
•Botão Mapa - cria um mapa com base nos dados selecionados. Botão Desenho - Exibe ou oculta a barra de ferramentas Desenho. Botão Zoom - Reduz ou amplia a exibição do documento ativo. Botão Assistente do Office - O Assistente do Office pode responder às suas perguntas, oferecer dicas e fornecer Ajuda para uma variedade de recursos.

Barra de Formatação: Possui botões que alteram a visualização dos dados na planilha, bastando clicar sobre qualquer um deles.

• Fonte - Altera a fonte do texto e dos números selecionados.
•Tamanho - Altera o tamanho da fonte.
•Efeito Negrito - Ativa ou desativa o efeito negrito.
•Efeito Itálico - Ativa ou desativa o efeito itálico.
•Efeito Sublinhado - Ativa ou desativa o efeito sublinhado. Alinhamento a esquerda - Alinha o conteúdo da célula à esquerda. Alinhamento Centralizado - Centraliza o conteúdo da célula de acordo com a região selecionada.
•Alinhamento a direita - Alinha o conteúdo da célula à direita. Mesclar e Centralizar - Centraliza o conteúdo da célula de acordo com a região selecionada ou mescla células.
•Estilo de Moeda - Aplica formato monetário às células selecionadas. Estilo de Porcentagem - Aplica formato de porcentagem às células selecionadas.
•Separador de Milhares - Aplica o formato separador de milhar às células selecionadas.

•Aumentar Casas Decimais - Aumenta o número de casas decimais das células selecionadas. Diminuir Casas Decimais - Diminui o número de casas decimais das células selecionadas. Diminui recuo - possibilita diminuir ou remover o recuo.
•Aumenta recuo - permite recuar o texto a partir da borda esquerda de uma célula.
•Bordas - Insere borda à célula selecionada ou ao intervalo selecionado.
•Cor do Preenchimento - Adiciona, modifica ou remove a cor ou efeito de preenchimento do objeto selecionado.
•Cor da Fonte - Formata o texto selecionado com a cor desejada.

PLANILHA ELETRÔNICA

•A planilha eletrônica é um conjunto de colunas e linhas, cuja intersecção denominamos de células. Cada célula possui um endereço único ou referência. Por exemplo, a referência da célula da coluna A com a linha 1 é A1.O Excel possui 256 colunas identificadas por letras de A até IV, e 65.536 linhas.

PASTAS DE TRABALHO

•Cada pasta pode conter 255 planilhas, que podem diferir uma das outras, ou seja, em uma pasta de trabalho, podem existir várias planilhas com dados diferentes.
•Toda vez que abrirmos, fecharmos ou salvarmos um arquivo, estaremos executando estas operações em uma pasta de trabalho.
•Para avançar de uma planilha para outra (exemplo: de Plan1 para Plan2) use as teclas de atalho: Ctrl PageDow;
•Para retornar a planilha anterior (exemplo de Plan3 para Plan2) use as teclas de atalho: Ctrl PgUp.

COMO OS DADOS DIGITADOS SÃO INTERPRETADOS

•Podemos digitar dois tipos de dados nas planilhas:
•Valor constante: é digitado diretamente na célula e pode ser um texto ou um número com vários formatos (data, hora, moeda, porcentagem, fração ou notação científica).
•Fórmula: é uma seqüência de valores, referências de células, nomes, funções ou operadores que produzam um novo valor a partir dos valores existentes. As fórmulas sempre começam com um sinal de igual. Os valores resultantes das fórmulas são atualizados quando os valores originais são alterados.

TIPOS DE ENTRADA DE DADOS

O Excel aceita quatro tipos de dados: Textos, Números, Fórmulas e Funções

•Textos: são interpretados como textos toda a informação que se inicia com uma letra ficando alinhados à esquerda. Utilizamos o texto em títulos e definições.
•Números: são interpretados como números todo dado precedido pelos seguintes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + menos, abre e fecha parênteses, / $ %. Utilizamos os números para cálculos. Os valores numéricos sempre são alinhados à direita e podem assumir vários formatos como: número fixo de casas decimais, percentual entre outros.

•Fórmulas: são compostas por números, operadores matemáticos, referências de células etc.
•Funções: são as fórmulas criadas pelo Excel. Existem funções estatísticas, matemáticas, financeiras etc.

ENTRANDO DADOS

•Para entrar com as informações na planilha, basta posicionar o cursor na célula desejada, digitar o conteúdo e, em seguida, pressionar a tecla Enter.
•Selecionando a célula:
•Use as teclas de movimentação para mover o cursor da planilha até a célula desejada.
•Comando Ir Para:
•Caso queira acessar rapidamente uma determinada célula, use o Menu Editar comando Ir Para:
•Acione o Menu Editar e escolha a opção Ir Para;
•Digite o endereço da célula e acione o botão Ok

ENTRANDO COM TEXTOS

•Digitar o texto na célula selecionada, confirmando com a tecla Enter. Se o texto for maior que a largura da célula, se expandirá para as células laterais até encontrar uma célula preenchida. Essa expansão ocorre em nível de tela, apresentado em cima da célula vazia. Podemos colocar até 32.000 caracteres em uma célula.

ENTRANDO COM NÚMEROS

•Digitar o número na célula selecionada e pressionar a tecla Enter. Nas células que tiverem o formato de número padrão, Geral, o Excel exibirá os números como inteiros (789), frações decimais (7,89) ou em notação científica (7.89E+08) caso o número for maior que a largura da célula.
•Se o número estiver formatado, a célula será preenchida com cerquilhas (###) indicando que a largura é insuficiente.

CORRIGINDO ERROS NA ENTRADA DE DADOS

•Durante a digitação dos dados podemos usar as teclas de edição como: Backspace, Delete, Insert, entre outras, que permitem corrigir ou redigitar os dados. Há também a tecla Esc que posibilita cancelar uma entrada de dados antes que ela seja confirmada através da tecla Enter.
•Para corrigir uma entrada já digitada devemos proceder da seguinte forma:
•Posicionar o cursor na célula a ser corrigida;
•Pressionar a tecla de função F2 que habilitará a alteração dos dados contidos na célula (o cursor estará posicionado após o último caracter).
•Após realizar as devidas correções, tecle Enter para confirmar.

CORREÇÃO ORTOGRÁFICA

•Após ter editado os dados da sua planilha no Excel, antes de formatá-la é interessante realizar uma verificação ortográfica para a detecção de possíveis erros.
•O Excel carrega na memória um dicionário e compara as palavras digitadas, marcando-as como não reconhecidas. Embora seja um recurso bastante interessante, não dispensa um boa revisão de texto digitado, pois o Excel só reconhecerá as palavras que estiverem incluídas em seu dicionário, não marcará como incorretas as palavras que foram incluídas com grafia errada, nem tão pouco marcará como incorretas as palavras que estiverem em contexto errado.

EDITANDO A PLANILHA

•Selecionando um Grupo de Células
•Para a realização da maioria das tarefas é necessário selecionar as células. Esta seleção pode ser realizada da seguinte maneira:
•Posicionar na primeira célula desejada;
•Pressionar a tecla SHIFT e através das setas de direção, marcar até a última célula do grupo desejado.

Atalhos para Seleção:

•- Para selecionar toda a planilha: posicionar o cursor na primeira célula da planilha e pressionar Control Shift End.
•- Para selecionar toda planilha estando o cursor posicionado em qualquer uma das células da respectiva planilha pressione Control Shift *.
•- Para selecionar toda a coluna: basta posicionar o cursor na coluna desejada e teclar Control Barra de Espaços.
•- Para selecionar toda linha: basta posicionar o cursor na linha desejada e teclar Shift Barra de Espaços.
•- Para selecionar uma coluna da planilha: Control Shift Seta para baixo
•- Para selecionar uma linha da planilha: Control Shift Seta para direita

ALTERANDO A LARGURA DAS COLUNAS

•Em uma planilha, todas as colunas são definidas com uma largura padrão que poderá ser alterada. As linhas ajustam-se automaticamente para acomodar um texto com retorno automático ou a maior fonte inserida na linha.

Procedimentos:
•Posicionar na coluna a ser alterada;
•Acessar o Menu Formatar e escolher a opção Coluna, na sequência através da seta para a direita, acione um submenu escolhendo a seguir a opção Largura;
•Digite a largura desejada para a coluna e confirme com a tecla Enter.

Observações:
•Caso queira ajustar a largura mínima necessária, para exibir o conteúdo das células selecionadas, acione o Menu Formatar, Coluna opção AutoAjuste da Seleção;
•Para retornar a coluna ao tamanho original, acessar a opção Largura Padrão.

ALTERANDO A ALTURA DAS LINHAS

De acordo com a fonte utilizada, o Excel ajusta automaticamente a altura da linha. Entretanto, podemos aumentá-la para destacar itens importantes da planilha como por exemplo totais, subtotais etc.

Procedimentos:
•Posicionar na linha desejada;
•Acessar o Menu Formatar e escolher a opção Linha, na sequência pressione a seta para a direita para abrir um submenu. Localize a opção Altura e especifique a altura da linha, confirmando com a tecla Enter.

Observações:Caso queira ajustar a largura automaticamente acione o Menu Formatar, Linha opção AutoAjuste.

INSERINDO OU EXCLUINDO LINHAS

Inserindo linhas
•Posicionar o cursor na célula onde será inserida a linha ou linhas.
•Acionar o Menu Inserir e escolher a opção Linhas, ou através do atalho Shift F10 na opção Inserir.
•Finalize com Enter.

Observações:
•A linha será inserida acima do local selecionado; Se desejar inserir mais de uma linha, repita o procedimento

Excluindo linhas
•Posicionar o cursor na célula da linha a ser excluída;
•Acionar o Menu Editar e escolher a opção Excluir, ou através do atalho Shift F10 na opção Excluir;
•Escolha a opção linha inteira .
•Finalize com Enter.

INSERINDO OU EXCLUINDO COLUNAS

Inserindo colunas
•Posicionar o cursor no local onde será inserida a coluna ou colunas.
•Acionar o Menu Inserir e escolher a opção Colunas, ou através do atalho Shift F10 na opção Inserir.
•Finalize com Enter.

Observação: A coluna será inserida à esquerda do local marcado

•Excluindo colunas
•Posicionar o cursor na coluna a ser excluída;
•Acionar o Menu Editar e escolher a opção Excluir, ou através do atalho Shift F10 na opção Excluir;
•Escolha a opção coluna inteira.
•Finalize com Enter.

BORDAS

O Excel oferece uma ampla variedade de bordas (inferior, esquerda, direita, superior e inferior dupla, externas, todas as bordas, etc) que são utilizadas para deixar as planilhas com uma estética apresentável.

•- Para colocar borda selecione toda a planilha ,
•Selecione a planilha e clique com o botão direto do mouse indo em “Formatar Células”.
•Terá a aba Bordas.

TRABALHANDO COM PASTAS DE TRABALHO

Após criarmos uma planilha, precisamos salvá-la, para que futuramente seja possível alterar, imprimir ou até mesmo copiar seus dados.

•Salvando a Pasta de Trabalho

Procedimentos:
•Acionar o Menu Arquivo e escolher a opção Salvar. Atalho Ctrl + B;
•Digitar o caminho da pasta desejada e o nome do arquivo;
•Pressionar Enter para salvar o arquivo.

•Observação:O arquivo receberá a extensão .xls.

CALCULANDO COM FÓRMULAS

Podemos utilizar os operadores matemáticos para criação de fórmulas que executem cálculos simples ou complexos.

•A prioridade para cada operador, segue as regras matemáticas:
•Exponenciação (^)
•Multiplicação (*) e Divisão (/)
•Adição (+) e Subtração (-)
•Para alterar esta ordem, devemos utilizar parênteses. Por exemplo: se desejarmos efetuar primeiro a adição e subtração, basta colocá-los entre parênteses:
•Caso não seja colocado o parênteses, o resultado será outro:
•Não devemos usar parênteses para indicar números negativos em uma fórmula e sim um sinal de subtração antes dele. Ex.: =5*-10

Somando CélulasProcedimentos:
•Posicionar o cursor na célula que armazenará o resultado da soma;
•Digitar o sinal de igual =, para indicar que será inserida uma fórmula na célula;
•Digitar o endereço da célula que contém o primeiro dado a ser somado;
•Digitar o sinal de +, para indicar que será realizada uma adição;
•Digitar o endereço da célula que contém o próximo resultado a ser somado e assim sucessivamente;
•Pressionar a tecla Enter.

• Observação:O Excel soa um beep e apresenta uma mensagem quando a fórmula estiver incorreta

Subtraindo Células

Procedimentos:
•Selecionar a célula que armazenará o resultado da operação;
•Digitar o sinal de igual =, para indicar que será inserida uma fórmula na célula;
•Digitar o endereço da célula que contém o primeiro dado a ser a ser subtraído de um valor;
•Digitar o sinal de -, para indicar que será realizada uma subtração;
•Digitar o endereço da célula que contém o valor a ser subtraído; Pressionar a tecla Enter para concluir a operação

Dividindo Células Procedimentos:

•Selecionar a célula que armazenará o resultado da operação;
•Digitar o sinal de igual =, para indicar que será inserida uma fórmula na célula;
•Digitar o endereço da célula que contém o primeiro dado a ser a ser dividido;
•Digitar /, para indicar que será efetuada uma divisão;
•Digitar o endereço da célula que contém o valor a ser dividido;
•Pressionar a tecla Enter para concluir a operação.

Multiplicando Células

Procedimentos:

•Selecionar a célula que armazenará o resultado da operação;
•Digitar o sinal de igual =, para indicar que será inserida uma fórmula na célula;
•Digitar o endereço da célula que contém o primeiro dado a ser multiplicado;
•Digitar *, para indicar que será efetuada uma multiplicação;
•Digitar o endereço da célula que contém o valor a ser multiplicado;
•Pressionar a tecla Enter para concluir a operação.

USANDO FUNÇÕES PARA CÁLCULOS

•A função é uma fórmula especial pré-definida que executa operações com valores. Pode ser usada isoladamente, ou como componente de fórmulas maiores. Seu uso simplifica e reduz o número de fórmulas das planilhas, especialmente as que executam cálculos complexos.
•Os valores fornecidos a uma função para execução de operações são chamados argumentos.
•Nos próximos tópicos conheceremos as funções mais utilizadas.

USANDO FUNÇÕES PARA CÁLCULOS

•SomaSOMA: faz a somatória de uma série de valores.
•Sintaxe: =SOMA(abre parênteses, célula inicial, dois pontos, célula final, fecha parênteses)
•Posicione o cursor na célula que armazenará o resultado da operação;
•Digite =soma abre parênteses
•Digite o endereço da célula inicial, na sequência digite dois pontos e o endereço da célula final.
•Feche parênteses e pressione a tecla Enter para finalizar a operação.

Estatística:
•MÉDIA: calcula a média aritmética de uma lista de argumentos. Sintaxe: =MÉDIA(célula inicial:célula final).
•MÁXIMO: mostra o maior valor de uma lista de argumentos.
Sintaxe: =MÁXIMO(célula inicial:célula final).
•MÍNIMO: mostra o menor valor de uma lista de argumentos.
Sintaxe: =MÍNIMO(célula inicial:célula final).

Obs.: A descrição da célula inicial e da célula final sempre deverá estar entre (parênteses).

CONFIGURANDO E IMPRIMINDO PLANILHAS

Antes de imprimir a planilha, é necessário definir alguns parâmetros, configurando a página para Impressão.

Procedimentos:
•Acionar o Menu Arquivo e escolher a opção Configurar Página;
•Alternar para a guia Página;
•Escolher as opções para a configuração da página, definindo: orientação do papel (retrato ou paisagem), tamanho, qualidade de impressão etc.
•Localizar o botão Imprimir e pressionar Enter;
•Na sequência localize o botão Ok e pressione Enter.

IMPRIMINDO

Após definir a configuração de página, execute os passos a seguir para realizar a impressão da planilha.

Procedimentos:
•Acionar o Menu Arquivo e escolher a opção Imprimir. Atalho: Ctrl + P;
•Definir as opções desejadas (número da página a ser impressa, número de cópias etc) e finalizar com o botão OK.

SAINDO DO EXCEL

•Para finalizar o Excel, acione o menu Arquivo e a opção Sair ou pelo atalho pressionando as teclas ALT + F4.
•Se desejar fechar apenas a planilha em uso, acione o Menu Arquivo opção Fechar ou pelo atalho Ctrl + F4.
•Observações:
•ALT + F4 - Finaliza o Microsoft Excel.
•Ctrl + F4 - Fecha apenas o arquivo em uso.